Klauzula dotycząca przetwarzania danych osobowych Uczestników

Administratorem Państwa danych osobowych jest spółka POLARISE Sp. z o.o., z siedzibą w Gdańsku, przy ul. L. Miszewskiego 3 lok.4, 80-239 Gdańsk, NIP 9571108037 REGON 380882600, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000742667, której akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku Wydział VII Gospodarczy KRS, o kapitale zakładowym 5.000,00 zł, zwana dalej „Administratorem”.

Z Administratorem można skontaktować się w następujący sposób:

• listownie na adres: ul. L. Miszewskiego 3 lok.4, 80-239 Gdańsk,
• przez adres email: hello@polarise.pl,

Cel przetwarzania oraz podstawa prawna przetwarzania

Administrator będzie przetwarzać dane osobowe przede wszystkim w celu realizacji naszych usług oraz w celu wykonania czynności bezpośrednio poprzedzających zawarcie umowy oraz jej realizację. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych będzie w takim przypadku art.6 ust.1 lit.b RODO.

W związku z realizacją umowy Administrator będzie mógł przetwarzać Państwa dane osobowe także w celu realizacji obowiązków prawnych – w szczególności w celach rozliczeniowych i wystawienia dla Państwa odpowiednich rachunków, faktur, ubezpieczenia, czy dokonania niezbędnych zgłoszeń, analiz. Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych będzie w takim razie wykonywanie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Okres przechowywania danych osobowych

Będziemy przechowywać dane osobowe przez okres niezbędny do zrealizowania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń wynikających z zawartej umowy, chyba że stosowne przepisy wymagać będą ich przetwarzania (przechowywania) przez dłuższy okres. W konkretnych przypadkach Administrator będzie mógł przetwarzać Państwa dane przez dłuższy okres w związku z podejmowaniem, dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń prawnych bądź prowadzeniem postępowań wewnętrznych.

Wskazany wyżej okres przechowywania wynika z konieczności wywiązywania się Administratora z zakresu obsługi klientów oraz uzyskania informacji związanych z realizacją umów oraz zapewnienia materiałów dowodowych w ewentualnych postępowaniach sądowych i pozasądowych.

Odbiorcy danych

Będziemy przekazywać dane osobowe podmiotom, którym zlecamy usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych w celu realizacji umowy na Państwa rzecz, a także stronom zawieranych przez Administratora umów (lub stronom, z którymi administrator musi się kontaktować w związku z realizacją umów) w toku działalności gospodarczej prowadzonej przez Administratora, np. dostawcom usług IT, księgowym, ubezpieczycielowi czy innym doradcom. Takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych i tylko zgodnie z naszymi poleceniami.

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane również organom państwowym i instytucjom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, celem wykonania ciążących na Administratorze względem Państwa obowiązków lub wypełnienia obowiązków prawnych. Państwa dane mogą być także ujawnione innym administratorom danych w celu ich niezależnego przetwarzania, w ograniczonym celu i zakresie, np. biurom podróży, przewoźnikom czy hotelom.

Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

Zgodnie z RODO przysługuje Państwu szereg praw wynikających z przetwarzania Państwa danych osobowych, w tym:

• prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych,
• prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych – gdy zauważą Państwo, że dane są nieprawidłowe lub niekompletne,
• prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. „prawo do bycia zapominanym”) – pod warunkiem jednak, że dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane albo wniosą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych albo cofną Państwo zgodę, na której opiera się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania albo dane przetwarzane są niezgodnie z prawem lub muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa,
• prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych – w przypadku gdy wskażą Państwo, że Państwa dane są nieprawidłowe, przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem lecz nie chcą Państwo ich usunięcia, gdy Państwa dane nie będą nam potrzebne, ale będą potrzebne Państwu do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń, lub gdy wniosą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania przez nas danych są nadrzędne wobec podstawy Państwa sprzeciwu,
• prawo do przenoszenia danych osobowych – jeśli przetwarzanie odbywa się w sposób automatyczny na podstawie zawartej z Państwem umowy lub na podstawie Państwa zgody. 

Przysługuje Państwu także prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, w tym profilowania – jeśli przetwarzamy Państwa dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu a sprzeciw uzasadniony jest Państwa szczególną sytuacją. W przypadkach gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie Państwa zgody (np. poprosimy Państwa o zgodę na publikację wizerunku w innych celach niż jest to konieczne w celu realizacji umowy), mają Państwo prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Jeśli uznają Państwo, że naruszyliśmy przepisy prawa przetwarzając Państwa dane osobowe, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest w Polsce Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dodatkowe informacje

Podanie przez Państwa danych w związku z zawarciem umowy z Administratorem jest dobrowolne, jednakże niezbędne także do jej realizacji, a także do wykonywania innych, wskazanych wyżej celów.

Przetwarzając Państwa dane w celach opisanych powyżej, Administrator nie profiluje Państwa na podstawie posiadanych danych osobowych, to jest Administrator nie wykorzystuje systemów prowadzących do zautomatyzowanego podejmowania jakichkolwiek decyzji wobec Państwa.

Przysługuje Państwu także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.